Tehtävät

Käyttöohje

Versio 0.1 · Luonnos · Englanninkielinen pääversio

1. Johdanto

Tehtävät-moduuli tarjoaa selkeän tehtävätaulun projektin tehtävien hallintaan. Tehtävät järjestetään niiden tilan mukaan, ja niitä voidaan siirtää sarakkeesta toiseen työn edetessä.

Moduulilla voidaan luoda tehtäviä, määrittää vastuuhenkilöitä, asettaa prioriteetteja ja määräaikoja, seurata työn etenemistä sekä viedä tehtävätaulu PDF-muotoon.

Tarkoitus: Tehtävätaulu antaa projektiryhmälle selkeän kokonaiskuvan avoimista tehtävistä, käynnissä olevasta työstä, odottavista tehtävistä sekä valmiiksi suoritetuista tehtävistä.

2. Tehtävät-työtila

Tehtävät-työtila sisältää tehtävätaulun, tehtäväsarakkeet, tehtäväkortit, Uusi tehtävä -painikkeen sekä PDF-vientitoiminnon.

Alue	Kuvaus
Uusi tehtävä	Avaa lomakkeen uuden tehtävän luomista varten.
Tehtävätaulu	Näyttää tehtävät ryhmiteltyinä niiden tilan mukaan.
Tehtäväkortit	Näyttävät tehtävän nimen, kuvauksen, prioriteetin, vastuuhenkilön, määräajan sekä käytettävissä olevat toiminnot.
Tallenna PDF-muodossa	Vie nykyisen tehtävätaulun PDF-tiedostoksi.

3. Tehtävätaulu

Tehtävätaulu koostuu neljästä sarakkeesta. Jokainen sarake kuvaa tehtävän senhetkistä tilaa.

Tehtävät

Uusi työ
Tehtävät, joita ei ole vielä aloitettu.

Työn alla

Käynnissä
Tehtävät, joiden työ on parhaillaan käynnissä.

Pysähdyksissä

Pysähdyksissä
Tehtävät, jotka ovat keskeytyneet tai odottavat jotakin.

Valmis

Valmis
Valmiiksi suoritetut tehtävät.

4. Tehtävän luominen

Luo uusi tehtävä aina, kun projektissa syntyy uusi työtehtävä, toimenpide tai seurattava asia.

Napsauta Uusi tehtävä -painiketta.
Anna tehtävän nimi.
Lisää tarvittaessa lisätiedot.
Valitse tehtävän tila.
Valitse prioriteetti.
Aseta tarvittaessa määräaika.
Valitse vastuuhenkilö.
Napsauta Tallenna.

Kenttä	Kuvaus
Nimi	Tehtävän lyhyt nimi. Pakollinen tieto.
Lisätiedot	Valinnainen kuvaus tai ohje tehtävää varten.
Tila	Tehtävä, Työn alla, Valmis tai Pysähdyksissä.
Prioriteetti	Korkea, Normaali tai Matala.
Määräaika	Tehtävän valinnainen määräpäivä.
Vastuuhenkilö	Projektin jäsen, joka vastaa tehtävän suorittamisesta.

Huomautus: Tehtävän nimi on pakollinen. Nimi voi sisältää enintään 255 merkkiä ja lisätiedot enintään 500 merkkiä.

5. Tehtävän muokkaaminen

Käytä Muokkaa-toimintoa, kun tehtävän tietoja, vastuuhenkilöä, prioriteettia, tilaa tai määräaikaa täytyy päivittää.

Napsauta tehtäväkortin Muokkaa-painiketta.
Päivitä tarvittavat tiedot.
Napsauta Päivitä.

6. Tehtävän tila

Tehtävän tila kertoo, missä vaiheessa työnkulussa tehtävä on. Tehtävän tilaa voidaan muuttaa joko muokkaamalla tehtävää tai siirtämällä tehtävä toiseen sarakkeeseen vetämällä ja pudottamalla.

Tila	Merkitys	Käyttö
Tehtävä	Tehtävä on suunniteltu, mutta sitä ei ole vielä aloitettu.	Käytä uusille tai avoimille tehtäville.
Työn alla	Tehtävää tehdään parhaillaan.	Käytä, kun työ on aloitettu.
Pysähdyksissä	Tehtävä on keskeytetty tai odottaa jatkotoimenpiteitä.	Käytä, kun työtä ei voida jatkaa toistaiseksi.
Valmis	Tehtävä on suoritettu loppuun.	Käytä, kun työ on valmistunut.

7. Prioriteetti

Prioriteetti auttaa projektiryhmää tunnistamaan, mitkä tehtävät vaativat ensimmäisenä huomiota.

Prioriteetti	Kuvaus
Korkea	Tärkeät tai kiireelliset tehtävät.
Normaali	Tavanomaiset tehtävät.
Matala	Tehtävät, jotka voidaan käsitellä myöhemmin.

8. Määräajat

Tehtävälle voidaan asettaa määräaika, joka osoittaa, milloin tehtävän tulisi olla valmis. Jos määräaika on ylittynyt eikä tehtävän tila ole Valmis, määräaika korostetaan myöhästyneenä.

Avaa Uusi tehtävä- tai Muokkaa tehtävää -lomake.
Valitse määräpäivä.
Tallenna tehtävä.

9. Vastuuhenkilö

Tehtävälle voidaan määrittää projektin jäsen vastuuhenkilöksi. Vastuuhenkilö näkyy tehtäväkortissa yhdessä käyttäjän profiilikuvan kanssa, mikäli sellainen on käytettävissä.

Vinkki: Määritä tehtävälle aina mahdollisuuksien mukaan vastuuhenkilö. Selkeä vastuunjako helpottaa tehtävien seurantaa ja projektin hallintaa.

10. Tehtävien siirtäminen

Tehtäviä voidaan siirtää sarakkeesta toiseen vetämällä ja pudottamalla. Tehtävän siirtäminen päivittää automaattisesti sen tilan ja tallentaa tehtävän sijainnin kohdesarakkeessa.

Napsauta tehtäväkorttia ja pidä hiiren painike painettuna.
Vedä tehtäväkortti haluttuun sarakkeeseen.
Pudota kortti haluamaasi kohtaan.

11. Tehtävien poistaminen

Poista tehtävä, kun sitä ei enää tarvita.

Napsauta tehtäväkortin Poista-painiketta.
Vahvista poistaminen.

Huomautus: Tehtävän poistaminen piilottaa sen aktiiviselta tehtävätaululta.

12. PDF-vienti

Tehtävätaulu voidaan viedä PDF-muotoon kokouksia, raportointia ja offline-tarkastelua varten.

Tarkista nykyinen tehtävätaulu.
Napsauta Tallenna PDF-muodossa.
Tallenna luotu PDF-tiedosto.

13. Lukuoikeus

Osalla käyttäjistä voi olla vain lukuoikeus. Lukuoikeustilassa tehtävätaulua voidaan tarkastella, mutta tehtäviä ei voida luoda, muokata, siirtää eikä poistaa.

Käyttöoikeustaso	Sallitut toiminnot
Ei käyttöoikeutta	Tehtävätaulu ei ole käytettävissä.
Lukuoikeus	Tehtävien tarkastelu ja tietojen vienti, mikäli sallittu.
Muokkausoikeus	Tehtävien luominen, muokkaaminen, siirtäminen ja poistaminen.

14. Usein kysytyt kysymykset

Miksi en voi luoda tehtävää?

Käyttäjälläsi voi olla vain lukuoikeus tai sinulla ei ole käyttöoikeutta Tehtävät-moduuliin. Ota yhteyttä projektin pääkäyttäjään.

Miksi Uusi tehtävä -painike ei näy?

Painike on piilotettu käyttäjiltä, joilla on vain lukuoikeus tai joilla ei ole käyttöoikeutta Tehtävät-moduuliin.

Miksi määräaika näkyy korostettuna?

Tehtävän määräaika on ylittynyt eikä tehtävän tila ole Valmis.

15. Vianmääritys

Ongelma	Mahdollinen syy	Ratkaisu
Tehtävää ei voida tallentaa.	Tehtävän nimi puuttuu.	Anna tehtävälle nimi ja yritä tallentaa uudelleen.
Tehtävää ei voida muokata.	Käyttäjällä on vain lukuoikeus.	Pyydä projektin pääkäyttäjää tarkistamaan käyttöoikeudet.
Määräaika ei näy oikein.	Päivämäärämuoto tai alueasetukset ovat virheelliset.	Valitse päivämäärä uudelleen kalenterivalitsimella.
PDF-vienti epäonnistuu.	PDF-kirjastoja ei ole ladattu tai tehtävätaulu on tyhjä.	Päivitä sivu ja yritä uudelleen.